Een aantal jaar geleden werkte ik als interim Personal Assistant voor een CEO in de vervoerssector. De CEO had die dag een receptie, waar veel belangrijke stakeholders bij aanwezig waren. Maar hij had totaal geen zin. Ik heb een fles wijn voor hem ingepakt en zei: ‘Je kunt die receptie niet laten schieten, want iedereen is er. Hier heb je een fles wijn, ga!’ Hij is gegaan. Met frisse tegenzin weliswaar, maar toch.
De volgende dag op kantoor glunderde hij van oor tot oor. Tijdens de receptie had hij iedereen gesproken en veel vooruitgang geboekt. Toen hij mij weer zag, draaide hij zich om naar een collega en zei, ‘Tim, als je secretaresse jou iets opdraagt, dan kun je maar beter naar haar luisteren!’
De wederzijdse klik
Ik kon alleen maar zo kordaat tegen hem zijn omdat onze werkrelatie harmonieus was. We hadden een goede klik met elkaar, waardoor er wederzijds vertrouwen was en we goed wisten wat we aan elkaar hadden.
Die wederzijdse klik tussen een PA en haar baas bepaalt het succes van de onderlinge samenwerking. Ik vergelijk het wel eens met een huwelijk, maar dan op zakelijk vlak. In de eerste plaats moet er een zakelijke klik zijn en moet je goed kunnen samenwerken en communiceren. Maar het helpt enorm als er ook gedeelde persoonlijke interesses zijn. Net zoals in een echt huwelijk.
Als Personal Recruiter voor ondersteunend personeel streef ik altijd naar zo’n zakelijke match made in heaven. Met enthousiasme en persoonlijke aandacht realiseer ik een duurzaam partnership tussen de kandidaat en mijn opdrachtgever, waarbij oog is voor elkaars groeiambities.
Zo kreeg ik een paar jaar terug een opdracht van een CEO die op zoek was naar een directiesecretaresse. Ik kende zijn hobby en toen ik een geschikte kandidaat tegenkwam met dezelfde interesse, was mijn keuze snel gemaakt. Van de CEO kreeg ik later een groot compliment over de goede match.
Mijn werkwijze als Personal Recruiter
Zo’n perfect fit vind je natuurlijk niet zomaar. Voordat ik met een werving en selectie opdracht start, heb ik allereerst een uitgebreid maar ook persoonlijk gesprek met de betreffende manager en de naaste collega waarvoor de kandidaat komt te werken. Zo krijg ik een goed beeld en gevoel over de functie, de zakelijke cultuur en de uiteindelijke werkplek.
Ik stel me voor dat ik er zelf zou werken en vraag me dan af hoe uitdagend ik deze functie kan maken, zowel voor mijzelf als voor de organisatie. Als dat gevoel goed zit, start ik het wervingstraject en ga ik op zoek naar de juiste kandidaat. Die speurtocht voelt voor mij als een behoorlijke verantwoordelijkheid, te meer omdat de passende kandidaat er vaak haar huidige baan voor opgeeft.
Soft skills en persoonlijke interesses
Omdat ikzelf jarenlang als interim PA heb gewerkt, kan ik de kandidaten een goed inkijkje bieden in de organisatie, de manager en het team. Met de uiteindelijke top 3 van geselecteerde kandidaten voer ik intensieve gesprekken. Daarbij beoordeel ik niet alleen hun hard skills en referenties, maar heb ik ook oog voor soft skills, persoonlijke ambities en interesses.
Want hoe fijn is het om niet alleen zakelijk een goede match te maken, maar ook oog te hebben voor elkaars persoonlijke interesses? Zo werkt het in een echt huwelijk ook!
En héél soms wordt een zakelijk huwelijk ook een echt huwelijk. Dat is me al een keer gebeurd… Het zijn natuurlijk uitzonderingen, maar voor mij wel een teken dat ik mijn werk goed heb gedaan.
Lees hier hoe ik als interim PA in het vak van werving en selectie rolde.
Dit artikel is geschreven door Annemieke van Elst van Committed Power. Annemieke van Elst heeft ruime ervaring als personal assistant van CEO’s, commissarissen, DGA’s en medisch specialisten en zoekt als personal recruiter voor u een betrouwbare rechterhand.