De organisatie
Onze opdrachtgever is een actieve vastgoedbelegger met een portefeuille bestaande uit ruim 2.000 verhuurbare eenheden waaronder woningen, winkels en bedrijfsruimten en is gevestigd in Amsterdam. De portefeuille groeit snel dankzij aankopen en ontwikkelingen. Ter ondersteuning van een directeur en zijn managementteam leden zoeken wij per direct een ervaren slagvaardige management assistente/directiesecretaresse.

De functie
Naast alle reguliere secretariële taken waaronder agendabeheer, email, behandelen van in- en uitgaande correspondentie, het voorbereiden en notuleren (actiepunten) van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten etc., stroomlijn je ook de dagelijkse gang van zaken binnen het kantoor. Je bent niet alleen het visitekaartje van de organisatie maar ook de verbindende schakel tussen de directie, de medewerkers en externe relaties.

De ideale kandidaat
Je bent representatief, proactief en resultaatgericht en je hebt geen moeite om snel te kunnen schakelen en prioriteiten (bij) te stellen. Als duizendpoot heb je een positieve instelling en ben je niet alleen accuraat maar dienstverlenend ingesteld. Integriteit, organiseren en bestuurlijke sensitiviteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Affiniteit en ervaring met vastgoed is zeker een pré. De medewerkers zijn open en direct. De ideale kandidaat heeft naast deze kenmerken ook talent voor het leggen van nuances en het uitdragen van het gewenste profiel van de organisatie (geïnspireerde vastgoedprofessionals met liefde voor gebouwen).

De competenties
Je bent integer en accuraat en legt een hoge mate van zelfstandigheid. Je bent resultaatgericht en besluitvaardig en verliest daarbij de organisatie en bestuurlijke sensitiviteit niet uit het oog. Jij houdt van dynamiek en weet werkrust te creëren in een dynamische omgeving.

De functiecriteria
Je beschikt over een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of management assistente op HBO-niveau en hebt minimaal 7 jaar ervaring als management assistente of directiesecretaresse. Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Een uitgebreide beheersing van MS Office is vanzelfsprekend.

Je bent woonachtig in de omgeving van Amsterdam of net daarbuiten. Onze opdrachtgever heeft uitstekende primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Herken je jezelf in dit profiel? Dan ontvang ik graag uiterlijk 8 juli jouw CV (in Word-format) inclusief een recente representatieve foto per mail aan annemieke@committedpower.nl

De afdeling ICT & Innovatie is verantwoordelijk voor de instandhouding en ontwikkeling van ICT binnen de organisatie. De afdeling heeft zowel de Enterprise ICT en Kantoorautomatisering, als de Informatiebeveiligingstaken in portefeuille.

 

Functieomschrijving     

Als management assistent van het hoofd van de afdeling ICT en Innovatie ben jij o.a. verantwoordelijk voor het;

 

• Complex agendabeheer
• Email beheer en afhandeling
• Content beheer Intranet voor de afdeling (Sharepoint)
• Archivering en dossierbeheer
• Planning en organisatie van meetings
• Voorbereiden en uitwerken van managementrapportages
• Managen van informatie: screenen, doorverwijzen en afhandelen van e-mails, telefoongesprekken en documenten
• Contacten onderhouden met interne en externe klanten en proactief reageren op vragen
• Voorbereiden van vergaderingen: opstellen agenda, notuleren, bewaken van acties en deadlines

 

Functie-eisen   

Voor deze functie zoeken wij iemand op HBO niveau (bijv. opleiding Schoevers Directiesecretaresse). Jij beschikt over een uitstekende kennis in woord en geschrift van de Nederlandse taal en kan werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als management assistent, een brede algemene ontwikkeling en goede sociale vaardigheden. Affiniteit met ICT is een sterke pré.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties;

 

• Proactief en oplossingsgericht;
• Humor en incasseringsvermogen;
• Representatief;
• Inzicht en adviesvaardig;
• Integer, nauwkeurig en accuraat;
• Zelfstandig en communicatief;
• Flexibel en snel kunnen schakelen;
• Systematisch denken en prioriteiten kunnen stellen;
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

 

Arbeidsvoorwaarden   

Het salaris voor deze functie bedraagt minimaal € 2.500,- en maximaal € 3.250,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. Daarnaast heeft deze opdrachtgever goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder o.a. een 13e maand, tegemoetkoming in de ziektekosten, vrij vervoer in de betreffende regio en studiefaciliteiten.

For one of our clients Committed People is exclusively selected to recruit a Personal Assistant with PMO tasks.

The organisation

The company is active in developing, implementing and maintenance of tailor made electronic systems for national public services.

She is a full daughter of an international market leader in professional electronics for operating systems and equipment.

The work office is located in the Amersfoort region.

Within the organisation English is the official language. With regard to the international character of this company a good verbal and written command of the French language is also a prerequisite.

 

Main responsibilities Personal Assistant

• Manage the complex agenda of the Managing Director
• Organise and coordinate meetings and visits
• Taking minutes of meetings and monitoring related actions
• Organise and arrange business travel and related itineraries
• Handle sensitive and confidential information
• Deal with incoming and outgoing correspondence (mostly e-mail)
• Manage e-mails and anticipate actions required by them
• Maintain contact with relevant persons and departments inside and outside the organisation
• Office management tasks including housing facilities
• Telephone handling
• Full fill representative tasks

 

Main responsibilities Project Management Officer (PMO tasks)

• Ensure meetings are planned, prepared for and that all reports and
  documentations are provided on time
• Track performance to Key Performance Indicators (KPI’s)
• Consolidate information
• Give feedback to Managing Director on a daily base

 

Education and experience

• HBO+ level
• Completed HBO education as an Executive Assistant or International Office Manager
• At least 7+ years experience as an Executive Assistant or International Office Manager
• Excellent knowledge of Microsoft Office
• Fluent in Dutch and English (written/spoken) and preferable French

 

Knowledge

• Experienced in carrying out PMO processes for complex multi-party programmes
• Able to manage high volume of programme details
• Helicopter view of all project meetings and documentation cycles
• Perception of managerial and political relationships

 

Skills

• Strong interpersonal skills and good communicator
• Ability to work under pressure, meet deadlines and able to balance
  different priorities
• Discreet and experienced in dealing with Senior Executives (preferably internationally);
• Pro-active attitude
• Open to ‘challenges’
• Flexible approach to working hours and related requirements
• Ability to prioritise
• Hands on mentality
• Adaptable and resilient

If you are interested in this job, please send us your motivation and full resume in English and Dutch (Word format).