Mijn opdrachtgever is het CIO Platform Nederland, dé onafhankelijke vereniging van eindverantwoordelijken voor digitalisering en/of ICT van private en publieke organisaties in Nederland.
Zij geloven dat informatie, technologie en data onmisbaar zijn om voordelen, flexibiliteit en toegevoegde waarde te creëren. Door actieve samenwerking en kennisdeling in de snel veranderende wereld maakt dit platform het verschil voor haar leden.

Vol enthousiasme gaan zij de nieuwe toekomstplannen uitvoeren. Dat betekent veel nieuwe onderwerpen verkennen en bijeenkomsten organiseren, andere manieren van kennisdelen ontwikkelen en communiceren met stakeholders binnen en buiten de vereniging en vooral veel leuk werk binnen een gedreven en enthousiast team!

Ter ondersteuning van het bureau en haar leden is zij op zoek naar een allround Office Assistant voor 32 tot 36 uur per week.

Zie jij in jezelf een gedreven, proactieve, sterk communicerende regelaar zonder 9 tot 5 mentaliteit die weet wat aanpakken is? Vind je het leuk om bijeenkomsten te plannen en de logistiek daar rondom vorm te geven en heb je mogelijkheid én de discipline om voor een groot gedeelte vanuit huis te werken in een virtueel team? Beheers je daarnaast uitstekend zowel de Nederlandse als de Engelse taal en houd je ervan alles tot in de puntjes te regelen? Dan hebben wij een leuke baan voor jou, eigenlijk als zelfstandige in een virtueel team met zicht op vaste dienst.

Jouw werkzaamheden bestaan hoofdzakelijk uit:   

• Plannen, organiseren en logistiek verzorgen van bijeenkomsten
• Voorbereiden en verslagleggen van commissies en andere bijeenkomsten
• Bijhouden en verzorgen van content op de diverse onlineomgevingen van het platform (intern en extern, inclusief sites als LinkedIn)
• Vertalen van en naar Engels
• Communicatie naar leden en externe partijen
• Mede vertegenwoordiging van de vereniging bij leden en externe events en overlegorganen
• Projectmanagement ondersteuning

Aansturing, begeleiding en evaluatie van de werkzaamheden  

Opleiding, kennis en ervaring

• HBO+ werk- en denkniveau
• Administratieve affiniteit
• Communicatie skills en hands-on mentaliteit
• Kennis van web onderhoud (CMS en dergelijke)
• Globale kennis van ICT-toepassing in grote organisaties
• Gedegen kennis van Microsoft producten als Word, Excel en PowerPoint en Social Media
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Competenties/vaardigheden

• Proactief en initiatiefrijk
• Gevoel voor verhoudingen
• Samenwerken en verbinden
• Doelen stellen en operationaliseren
• Zelfstandigheid en accuratesse
• Communicatief sterk op verschillende niveaus
• Collegiaal en nauwkeurig

Jouw competenties

Zelfstandig werken: Je werkt veel van huis uit en vaak op afstand van collega’s aan een gezamenlijk resultaat voor en met de leden. Dit moet je wel liggen! Je hebt innerlijke motivatie en drive om volgens afspraak tot goede en afgestemde resultaten te komen, ook als dat vraagt om in het weekend even je mail te lezen.

Samenwerken en verbinden: Je zoekt de samenwerking en het overleg op. Je stemt je eigen werk af op dat van anderen. Je stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang. Je ziet verbanden tussen activiteiten binnen projecten, tussen projecten onderling en tussen activiteiten die binnen het platform worden ondernomen. Je signaleert deze verbanden en acteert hier op. Je deelt kennis en informatie en helpt anderen hun doel te bereiken. Je faciliteert vanuit je eigen rol.

Proactieve en initiatiefrijke hands-on mentaliteit: Je handelt direct bij het zien van een kans of kritische situatie. Je wacht niet af maar zoekt mogelijkheden op. Je draagt uit eigen beweging ideeën en voorstellen aan. Je vraagt niet gelijk aan anderen maar zorgt eerst zelf voor een goede beeldvorming en leert de context. Je concipieert de probleemstelling en doet een voorstel voor een oplossing.

Communicatief sterk in verschillende omgevingen: Je communiceert gemakkelijk en duidelijk, zowel schriftelijk als mondeling, in Nederlands en Engels. Je hanteert correct taalgebruik. Je verplaatst je in de ontvangende partij. Je formuleert kort en bondig en gebruikt teksten met een duidelijke opbouw. Je communiceert moeiteloos met zowel materie deskundige experts als bestuurders.

Fit met bureaumedewerkers: Het kleine team van het Bureau CIOPN bouwt op deskundigheid, vertrouwen, open communicatie en hart voor de zaak. Daar moet je bij passen en aan bijdragen.

Doelen stellen en operationaliseren: Je weet je persoonlijke doelen goed te definiëren en bent in staat om doelen van de vereniging te vertalen naar gerichte acties.

Nauwkeurig: The devil is in the details. Je draagt bij aan de hoge kwaliteit van onze bijeenkomsten en contacten, door een van nature grote nauwkeurigheid in voorbereiding en uitvoering van alle werkzaamheden.

Resultaatgericht: Je bent gericht op het behalen van afgesproken resultaten en doelstellingen. Je grijpt in wanneer de afgesproken resultaten niet haalbaar lijken. Je werkt doelgericht en bewandelt geen zijpaden. Je zoekt methoden om efficiënt te werken en houdt planningen, deadlines en gemaakte afspraken in de gaten. Je stuurt bij waar nodig en communiceert het belang naar de betrokkenen over de stand van zaken. Je contacteert mensen in werkgroepen regelmatig over de stand van zaken.

Geen 9 tot 17 mentaliteit: Je bent bereid de armen uit de mouwen te steken en bij te dragen aan de uitstekende resultaten van het bureau. De beperkte omvang van het bureau noopt soms, in overleg met collega’s binnen het bureau, tot het oppakken van zaken die niet specifiek zijn beschreven of extra inspanning in drukke perioden. Kortom: je bent er als de vereniging dat vraagt.

Het salaris voor deze functie ligt rond de € 3.000,- per maand bij een 36-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 24 vakantiedagen op jaarbasis.

Een extra maandelijkse uitkering van 25% van het (bruto)salaris is bedoeld om een eigen pensioenvoorziening op te bouwen. Hiervoor brengen we je in contact met een pensioendeskundige die samen met jou het kader schept voor een perfecte pensioenregeling.

Is deze functie jou op het lijf geschreven? Reageer dan vóór 20 januari 2017 in het Engels met een goede motivatie en je cv met foto via annemieke@committedpower.nl