De organisatie
Onze opdrachtgever is een actieve vastgoedbelegger met een portefeuille bestaande uit ruim 2.000 verhuurbare eenheden waaronder woningen, winkels en bedrijfsruimten en is gevestigd in Amsterdam. De portefeuille groeit snel dankzij aankopen en ontwikkelingen. Ter ondersteuning van een directeur en zijn managementteam leden zoeken wij per direct een ervaren slagvaardige management assistente/directiesecretaresse.

De functie
Naast alle reguliere secretariële taken waaronder agendabeheer, email, behandelen van in- en uitgaande correspondentie, het voorbereiden en notuleren (actiepunten) van vergaderingen en het organiseren van bijeenkomsten etc., stroomlijn je ook de dagelijkse gang van zaken binnen het kantoor. Je bent niet alleen het visitekaartje van de organisatie maar ook de verbindende schakel tussen de directie, de medewerkers en externe relaties.

De ideale kandidaat
Je bent representatief, proactief en resultaatgericht en je hebt geen moeite om snel te kunnen schakelen en prioriteiten (bij) te stellen. Als duizendpoot heb je een positieve instelling en ben je niet alleen accuraat maar dienstverlenend ingesteld. Integriteit, organiseren en bestuurlijke sensitiviteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Affiniteit en ervaring met vastgoed is zeker een pré. De medewerkers zijn open en direct. De ideale kandidaat heeft naast deze kenmerken ook talent voor het leggen van nuances en het uitdragen van het gewenste profiel van de organisatie (geïnspireerde vastgoedprofessionals met liefde voor gebouwen).

De competenties
Je bent integer en accuraat en legt een hoge mate van zelfstandigheid. Je bent resultaatgericht en besluitvaardig en verliest daarbij de organisatie en bestuurlijke sensitiviteit niet uit het oog. Jij houdt van dynamiek en weet werkrust te creëren in een dynamische omgeving.

De functiecriteria
Je beschikt over een afgeronde opleiding tot directiesecretaresse of management assistente op HBO-niveau en hebt minimaal 7 jaar ervaring als management assistente of directiesecretaresse. Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Een uitgebreide beheersing van MS Office is vanzelfsprekend.

Je bent woonachtig in de omgeving van Amsterdam of net daarbuiten. Onze opdrachtgever heeft uitstekende primaire- en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Herken je jezelf in dit profiel? Dan ontvang ik graag uiterlijk 8 juli jouw CV (in Word-format) inclusief een recente representatieve foto per mail aan annemieke@committedpower.nl

For one of our clients Committed People is exclusively selected to recruit a Personal Assistant with PMO tasks.

The organisation

The company is active in developing, implementing and maintenance of tailor made electronic systems for national public services.

She is a full daughter of an international market leader in professional electronics for operating systems and equipment.

The work office is located in the Amersfoort region.

Within the organisation English is the official language. With regard to the international character of this company a good verbal and written command of the French language is also a prerequisite.

 

Main responsibilities Personal Assistant

• Manage the complex agenda of the Managing Director
• Organise and coordinate meetings and visits
• Taking minutes of meetings and monitoring related actions
• Organise and arrange business travel and related itineraries
• Handle sensitive and confidential information
• Deal with incoming and outgoing correspondence (mostly e-mail)
• Manage e-mails and anticipate actions required by them
• Maintain contact with relevant persons and departments inside and outside the organisation
• Office management tasks including housing facilities
• Telephone handling
• Full fill representative tasks

 

Main responsibilities Project Management Officer (PMO tasks)

• Ensure meetings are planned, prepared for and that all reports and
  documentations are provided on time
• Track performance to Key Performance Indicators (KPI’s)
• Consolidate information
• Give feedback to Managing Director on a daily base

 

Education and experience

• HBO+ level
• Completed HBO education as an Executive Assistant or International Office Manager
• At least 7+ years experience as an Executive Assistant or International Office Manager
• Excellent knowledge of Microsoft Office
• Fluent in Dutch and English (written/spoken) and preferable French

 

Knowledge

• Experienced in carrying out PMO processes for complex multi-party programmes
• Able to manage high volume of programme details
• Helicopter view of all project meetings and documentation cycles
• Perception of managerial and political relationships

 

Skills

• Strong interpersonal skills and good communicator
• Ability to work under pressure, meet deadlines and able to balance
  different priorities
• Discreet and experienced in dealing with Senior Executives (preferably internationally);
• Pro-active attitude
• Open to ‘challenges’
• Flexible approach to working hours and related requirements
• Ability to prioritise
• Hands on mentality
• Adaptable and resilient

If you are interested in this job, please send us your motivation and full resume in English and Dutch (Word format).

De organisatie
Onze opdrachtgever is een jong, dynamisch en innovatief bedrijf, gespecialiseerd in duurzame klimaattechniek. Door de verschillende specialistische organisaties binnen dezelfde groep, kunnen zij hun klanten optimaal bedienen.

Kern van de functie
Het proactief ondersteunen en ontzorgen van de directeuren in de breedste zin van het woord. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor HR gerelateerde zaken.

Taken
– Beantwoorden van de telefoon/mail
– Voeren van correspondentie
– Monitoren van inkomende en uitgaande mail
– Complex agendabeheer directie
– Verzamelen van gegevens en voorbereiden van stukken voor afspraken,
vergaderingen of meetings
– Organiseren van meetings met meerdere partijen zowel intern als extern
– Coördinatie ISO certificering
– Boeken van reizen en hotels
– Notuleren van meetings, opstellen van actielijsten en zorgdragen voor de
voortgangsbewaking van de actielijsten
– Vervaardigen van ondersteunend materiaal t.b.v. presentaties
– Personeelsbrieven en -contracten opstellen
– Registratie van verlof- en vakantieuren
– Personeelsmutaties uitvoeren t.b.v. de salarisadministratie;
– Invoeren en bijhouden van contactgegevens
– Archiveren
– Ontvangen van bezoek (gastvrouw)
– Functioneel aansturen van receptie

Deskundigheid en ervaring
– HBO denk- en werkniveau
– Afgeronde secretariële opleiding op HBO-niveau met diploma
– Minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse of Personal Assistant
– Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
– Uitstekende beheersing in woord en geschrift van de
Nederlandse én Duitse taal (= must!)

Competenties
– Proactief
– Teamplayer maar tegelijk ook gatekeeper
– Organisatiesensitief
– Intitiatiefrijk, zelfstandig, kan snel schakelen, duizendpoot
– Goed kunnen organiseren eigen werk en daarin prioriteiten stellen
– Voortgangsbewaking
– Accuraat